Използване на Office Online през SharePoint
Предишните ръководства в тази серия ви запознаха с основни положения на осигуряване и настройка на Office 365 и използване на SharePoint за администриране, обучение и преподаване във вашето собствено учебно заведение Надяваме се, че сега сте малко по-уверени и сте прекарали известно време в разучаване на новия Office 365 за образователна платформа. Трябва да можете да правите следното:
- Да добавяте нови потребители към Office 365
- Да назначавате различни нива на лиценз и разрешение спрямо вашите потребители
- Да задавате данни за вход и парола за вашите потребители и да ги нулирате, ако е необходимо
- Да създавате сайтове на SharePoint за различни потребители (администратор, общност, преподаване на предмети и проекти и лични сайтове)
- Да променяте външния вид на вашите сайтове и да редактирате различни части
- Да създавате прост уебсайт и да го правите публичен
- Да следвате други групи, хора и документи във вашия Информационен канал
- Да знаете как да споделяте документи и вашите календари
- Да избирате и създавате приложения за сайтове на SharePoint
- Да създавате сайтове за екипи и да назначавате задачи за членове от екипа с помощта на приложенията на SharePoint
Това ръководство ще ви запознае с други функции на Office 365, които ще използвате самостоятелно или в рамките на SharePoint. Комуникацията и сътрудничеството са в основата на всичко, което правите в Office 365 и всички негови функции са проектирани да работят заедно, за да ви помогнат да извършвате текущите задачи по-добре и да откривате нови неща, които ще подобрят обучението и преподаването във вашето учебно заведение.
Използване на Office Online*
Вероятно сте запознати с Office приложенията, които са инсталирани на вашия компютър или лаптоп (Word, Excel, PowerPoint и OneNote). Office Online в Office 365 се състои от по-леки техни варианти с по-малко функции, но те ви предоставят достъп до всичко, което ще ви трябва за работа. И тъй като са онлайн, вие ще можете да:
- Работите върху вашите Office Word документи, електронни таблици на Excel, PowerPoint презентации и работни книги на OneNote навсякъде, където имате достъп до Интернет.
- Синхронизирате всички промени в съществуващи документи с всички ваши устройства и с вашия лаптоп или десктоп.
- Споделяте Office файлове с други потребители на Office 365
- Работите съвместно, за да преглеждате и редактирате същите файлове заедно
- Създавате нови файлове и да ги синхронизирате с вашия десктоп за по-мощни инструменти за редактиране в инсталираната версия на Office.
- Потърсите помощ от раздела Помощ с всички трудности, които можете да срещнете
- Работите лесно с другите, защото ще можете да изпращате линкове към файлове като PowerPoint, Word и OneNote вместо да изпращате прикачени файлове. Това спестява място в пощенската ви кутия и предотвратява нуждата да съчетавате няколко версии на един и същ документ ръчно.
Едно от предимствата да използвате Office 365 за образованието е, че след като създадете вашия домейн, вече няма какво да правите, защото Microsoft ще се погрижи за цялата поддръжка и актуализации на софтуера, давайки ви възможност да се концентрирате върху работата си.
Можете да получите достъп до Office Online от вашата платформа Office 365 или във всеки сайт на SharePoint, или чрез OneDrive**. Това ръководство ще ви помогне да научите повече относно достъпа до приложения чрез сайтове на SharePoint.
Достъп до Office Online през SharePoint
- Отидете на началната страница на сайта на SharePoint като щракнете върху раздела Сайтове в горната част на екрана на вашия Office 365 и влезте в избран от вас сайт.
- Ще видите заглавието Документи в дясната част на екрана.
- Щракнете върху +нов.
- Ще се появи падащо меню, което извежда опциите на Office Online. Ще изглежда по следния начин:
- Изберете типа файл, който искате да създадете и щракнете.
- Изберете Word документ, например и ще се появи прозорец, които ви подканва да дадете име на вашия нов файл.
- Въведете заглавието на документа и щракнете върху OK.
- Вашият нов празен документ ще се зареди. Ще познаете повечето от функциите в лентата с инструменти, които се намират в горната част на страницата. Ще изглежда по следния начин:
- Ако искате да използвате по-мощните функции за редактиране, налични на вашия десктоп или лаптоп, щракнете върху Отвари в Word в разделите над лентата. Вашият документ ще се отвори във вашия инсталиран Office Word.
- Вече можете да работите върху вашия файл с помощта на всички инструменти, налични от инсталираната версия на Office Word. Когато искате да запазите документа си, щракнете върху раздела Файл в горния ляв ъгъл на екрана. Екранът ще изглежда по следния начин:
- Щракнете върху Save As (Запиши като) по средата на менюто в лявата част на екрана.
- Ще ви бъдат предоставени няколко опции за запазване на документа. Екранът ще изглежда по следния начин:
- Първата опция е да запазите на вашите сайтове на SharePoint. Изберете мястото и вашият актуализиран файл ще се запази в избрания сайт.
- Разполагате също с опцията да запазите на други места, включително на вашия компютър и на вашия Office 365 OneDrive.
Разгледайте другите опции в менюто, разположени от лявата страна на екрана. Отделете малко време да разгледате тези функции като щракнете върху разделите им.
- Първата команда е разделът за информация, който ви позволява да променяте някои от функциите за споделяне. Този раздел ви дава информация относно извършени редакции на вашия документ и лицето, което е извършило тези редакции.
- Можете да направите документа само за четене или като щракнете върху Управление на версии вие можете да Заключите документа, за да предотвратите извършването на редакции от други, с които сте го споделили. Ето как ще изглежда екрана:
- Щракнете върху стрелката в горния ляв ъгъл на екрана, за да се върнете към вашия Word документ във версията, инсталирана на вашия десктоп или лаптоп.
Отварянето на други типове файлове като PowerPoint и Excel в Office Online ви дава достъп до подобни леки версии на инсталираните на вашия десктоп или лаптоп Office продукти. Можете да прехвърляте тези нови версии на всеки един файл, както направихме в това ръководство с Office Word файл.
- Office Online е страхотен, когато сте далеч от вашия десктоп и искате да работите върху файловете, които имате в Office 365 (в SharePoint или OneDrive).
- Ще видите колко полезни могат да бъдат, когато искате да работите с колеги върху един и същи файл от различни места.
- Когато даден файл е споделен или е на разположение за всички в сайт на SharePoint, тогава колегите могат да работят върху файла от различни места и по различно време (освен ако файлът не е заключен) като направените промени стават незабавно видими за всички.
- Office Online ви казва кой работи върху файла едновременно с вас. Можете да виждате направените от тях промени в реално време и техните имена се показват на екрана ви, за да знаете кой работи едновременно с вас.
- Когато щракнете върху Запиши другите потребители, които работят върху файла са уведомени, че файлът е актуализиран.
- Когато другите потребители запазят файла, те ще видят вашите промени като техните промени също са видими за вас. Като обновявате файла всеки път, когато го запазвате, вие контролирате кога да виждате актуализациите. Това ви позволява да работите с минимално прекъсване, въпреки че другите работят върху файла с вас.
- Можете също да работите едновременно с други потребители в Excel, PowerPoint и OneNote точно по същия начин както с Word.
- Публикувайте данни за промените в документи на екипа в Информационния канал, за да държите членовете от екипа информирани или последвайте документи и файлове, така че промените да се извеждат автоматично във вашия Информационен канал.
Отделете малко време, за да поработите върху Office Online версиите на PowerPoint, Excel и OneNote. Докато сайтовете за екипи на SharePoint са страхотни за съхранение на файлове, за да може целият ви екип да работи върху тях, може да поискате да използвате OneDrive за индивидуални файлове, създадени с Office Online.
* Известни преди като Office Web приложения.
**Известно преди като SkyDrive.
Office Online и OneDrive - допълнителни източници
» Използване на Office Online през SharePoint
» Използване на Office Online през OneDrive
» Сценарий: Използване на Office Online за оценяване
» Сценарий: Използване на OneNote Online за портфолио на ученика
» Сценарий: Използване на онлайн анкета в Excel
» Сценарий: Използване на онлайн способи в Excel