Представяне на Sharepoint Office 365
SharePoint ви позволява да се свързвате, да си сътрудничите и да създавате с други потребители и групи във вашето учебно заведение. Можете да създавате групови работни места за служители, ученици и други групи, дори до ниво на индивидуални класове и предмети. Различни ръководства в тази серия ще ви помогнат да разучите много от частите по-подробно. След използването на това ръководство, вие ще можете да:
|
1. Преди да започнете
- Ще трябва да проверите дали проверката на вашия домейн е завършена и дали сте се класирали за безплатния образователен A2 план за Office 365.
- Попълнете закупуването на лиценз, както е разяснено в първото ръководство.
- Качете всички потребители, индивидуално или като използвате функцията за масово качване.
- Уверете се, че всички нови потребители са получили своите данни за вход и могат да влизат в Office 365
- Обикновено е добра идея, ако потребителите ви влизат за първи път в групите, в които има налична помощ в случай, че се сблъскат с трудности. Може да направите това по отдел на служителите и по клас или ученици.
- След като го направите, те ще могат да разгледат Office 365, докато вие изграждате вашия сайт. Това ръководство ще ви напътства как да го направите.
- Когато изградите сайта на вашето учебно заведение, вашите потребители могат да се запознаят с него. След това можете постепенно да добавяте други услуги като имейл и видео-конферентна връзка към платформата на Office 365, тъй като те стават все по-уверени и напреднали потребители.
- Вашите потребители вероятно ще се обърнат към вас с много идеи относно използването на Office 365. Може да обмислите създаването на екип, който ще помага с планирането, обучението и администрацията.
2. Изграждане на сайта на вашето учебно заведение
- Отидете на таблото на Office 365. На горната синя лента с инструменти щракнете върху Администратор. Ще се отвори следното падащо меню:
- Когато щракнете върху SharePoint ще видите този екран:
- Има много функции и команди, които първоначално няма да ви се налага да използвате. Когато се запознаете по-добре с платформата на Office 365, може да започнете да ги използвате.
- В екрана по-горе ще видите, че има линкове към един Уебсайт и четири Колекции от сайтове.
- Уебсайтът е отворен за всички - както за потребители, така и за други, които не са служители или ученици в рамките на учебното заведение. Той извиква опцията публичен и това е мястото, където можете да публикувате информация или реклама за вашето учебно заведение, която искате да се вижда от всички.
- Щракнете върху Уебсайт. Ще се отвори следният екран:
- Как да изградите уебсайт на вашето учебно заведение ще бъде разяснено в друго ръководство в тази серия. За сега разгледайте някои от функциите като щракате върху командните бутони. Ще видите, че става въпрос просто за добавяне на текст или импортиране на изображения към различни части на страниците на уебсайта.
- Вашият Office 365 уебсайт е офлайн и е видим само за вашите потребители, докато не пожелаете да го направите наличен за всички. Това се нарича публикуване.
- Вашият уебсайт се отваря на нова страница. Затворете я и се върнете към страницата Център за администриране на SharePoint:
- Под линка към вашия външен уебсайт ще видите четири сайта в Колекцията от сайтове, които са били вече създадени като част от вашия Образователен план за Office 365.
- Това са предложени сайтове за използване във вашето учебно заведение. Има четири различни вида сайтове показани тук. Отгоре, на долу, това са Екипен сайт, Страница за търсене, Ученически дискусионен форум и Личен сайт. Можете да ги разгледате като щракнете върху линковете и като посетите всяка една от страниците на сайта.
- Отделни ръководства ще ви разяснят как да използвате тези видове сайтове.
- Другите функции в менюто от лявата страна на екрана са само административни функции за SharePoint. Не се тревожете за тях към този момент. Ще разберете как и кога да ги използвате, когато станете по-запознати с това как работи всичко.
- Друг начин за създаване на нови екипни сайтове е просто като отидете на Сайтове в горната синя лента с инструменти и натиснете + създай. Просто следвайте инструкциите, които се показват на екрана, за да създадете вашия нов екипен сайт.
3. Създаване на нови колекции от сайтове във вашето учебно заведение
- На лентата с инструменти Колекции от сайтове над съществуващата ви колекция от сайтове, щракнете върху Създай. Ще се отвори следният екран:
- Щракнете върху Лична колекция от сайтове. Ще се появи следния екран:
- Сега ще трябва да попълните малко данни и да решите какъв тип колекция от сайтове бихте искали да създадете. Това може да бъде Колекция от екипни сайтове за служители или съгласно предмет, отдел, етап, оценка, клас, ученици и т.н.
- Можете да избирате между пет различни вида сайтове за Сътрудничество. Щракнете върху опциите, за да разгледате описание на всеки тип сайт за съвместна работа. Вероятно можете да измислите евентуални употреби на всичките опции. Разгледайте ги, за да се запознаете по-добре и да станете по-уверени при използването на SharePoint. Запомнете, можете винаги да се върнете назад към екрана за администрация, ако се затрудните!
- Тези пет опции в раздела Сътрудничество трябва да бъдат достатъчни за повечето потенциални употреби във вашето учебно заведение. Другите раздели (Корпоративен, Публикуване и По избор) са предназначени за по-напреднала употреба.
- Ще разгледаме първата опция, която е Екипен сайт и ще преминем през стъпките за създаване на Екипен сайт за преподаватели.
- Въведете името на сайта в полето Заглавие. В този пример ще използваме името Преподаватели. Въведете го и в полето Адрес на уебсайта. Променете другата част от адреса на уебсайта на /teams/. Екранът ще изглежда по следния начин:
- Докато превъртате този прозорец надолу ще трябва да въведете и други данни. Първо, задайте вашия часови пояс като изберете местоположението си от падащото меню.
- След това, трябва да решите кой ще бъде администраторът на сайта. Изберете името от прозореца, който се показва, когато натиснете иконата на браузъра (квадратното поле) отдясно на полето Администратор. Трябва да се зареди следният екран:
- Най-леният начин за намиране на хора е като щракнете върху иконата на лупата в края на полето Намиране. Така ще се изведе списък с всичките ви потребители. За тази колекция от сайтове, изберете вашето собствено потребителско име от списъка и щракнете OK. Вашето име ще се появи в полето Администратор на страницата Нови колекции от сайтове под полето за избор Часови зона.
- След това, въведете цифра за Квота за съхранение за вашата нова колекция от сайтове. Максималното допустимо количество за вашата нова колекция от сайтове ще се изведе до полето. Въведете 1000 MB (1 GB), което е доста голямо пространство за съхранение за сега. Винаги можете да го промените по-късно.
- Натиснете OK и вашият нов сайт ще бъде създаден. Може да си направите едно кафе, тъй като ще отнеме десет минути или повече преди вашата колекция от сайтове стане готова за използване.
- Нарича се колекция от сайтове, защото можете да изберете да създадете няколко подсайта. Тази страница на новия сайт, от която ще работите е основен сайт, който може да има няколко подсайта.
- Може да решите да създадете подсайтове за различни степени на преподавателски състав, предмети или факултети, всички от които са достъпни от страницата на основния сайт. Трябва да знаете обаче, че колкото повече подсайта имате, толкова повече място за съхранение ще бъде необходимо за вашата основна колекция от сайтове.
- Можете да видите, че е добавена нова колекция от сайтове в екрана тук:
- Ако изберете полето до вашата нова колекция от сайтове, вие ще можете да използвате функциите в лентата с инструменти над списъка Колекции от сайтове, за да промените свойствата на вашата нова колекция от сайтове. Можете да управлявате капацитета за съхранение, видимостта (включително хора, извън вашата организация, които бихте искали да поканите в екипа си) и права на администратор.
- Вече можете да започнете да работите върху тази нова Колекция от екипни сайтове. Щракнете върху линка, за да го отворите и екранът ви ще изглежда
по този начин:
- Сега разгледайте някои от функциите в лявата лента с менюта.
- Бележник е екипен сайт на Microsoft OneNote за съвместна работа по проект. Една от функциите на Office 365 е възможността за редактиране на OneNote и електронни таблици на Excel заедно с други потребители в реално време. Използването на OneNote ще бъде разгледано в друго ръководство.
- Документи е мястото, където ще можете да добавяте документи за вашия екип за преглед и изтегляне. Щракнете върху линка и ще се появи следният екран:
- Ако щракнете върху Настройки (иконата с форма на назъбено колелце) до вашето име, ще се изведе падащо меню, което ви дава достъп до всички административни функции за сайта. Щракнете върху Настройки на сайта, за да правите промени върху основните настройки на сайта.
4. Работа с документи
- За да качите нов документ, щракнете върху + нов и спазвайте лесните инструкции, които следват. Вашият документ ще се появи на екрана, когато се зареди.
- Можете също да плъзгате и пускате документи от вашия компютър или таблет в тази зона на вашата колекция от сайтове.
- Документите ще се заредят на страницата и ще образуват библиотека с документи за членовете на вашия екипен сайт. Екранът ще изглежда по следния начин:
- Щракнете върху раздела Файлове и в горната лява част на екрана ще се отвори лента с инструменти, която ви предоставя няколко функции за употреба с вашите документи и вашата библиотека с документи, след като вие и вашият екип качите още няколко файла.
- Ако поставите курсора отляво на името на документа, ще се появи отметка. Щракнете върху нея и описанието на вашия документ ще се маркира. Това ви позволява да използвате функциите в горната лента си инструменти. Използвайте трите точки, за да заредите още опции.
- Можете да отворите документ и да го редактирате. Въпреки това, ако много потребители работят върху даден документ едновременно, актуализирането до най-новата версия може да бъде трудно. SharePoint разполага с решение за този проблем...
- Можете да заключите даден документ, за да попречите на някой друг да работи върху него, докато го четете или редактирате.
- Когато сте готови, можете да отключите документа, за да го направите отново наличен за членовете на екипа ви.
- Можете да видите предишни версии на документа като щракнете върху Хронология на версиите.
- Вие можете да споделите даден документ с членове от екипа. Ще им изпратите копие.
- Можете да създадете аларми, за да получавате имейл, когато бъдат направени промени в документа.
- Следване на документ означава, че всички промени или актуализации ще се показват във вашия собствен Информационен канал на личния сайт.
- На тази лента с инструменти има други функции, които няма да трябва да използвате, докато не станете по-опитен потребител.
- Има още четири полезни функции отдясно на лентата с инструменти.
- Споделяне ви позволява да създавате членове на вашия екипен сайт. Ще можете да добавяте всички преподаватели във вашето учебно заведение като следвате инструкциите, които се извеждат на екрана.
- Следвай създава пряк път да този страница във вашия сайт на вашата лична страница с колекции от сайтове.
- Синхронизирай създава копие от библиотеката с документи на вашия компютър, което се актуализира всеки път, когато сте онлайн.
- Последната от тези четири функции ви позволява да увеличите вашия прозорец на съдържанието. Щракнете върху него и вижте как фокусира вниманието върху съдържанието на вашата библиотека. Щракнете отново, за да се върнете към първоначалния изглед.
- Щракнете върху раздела Библиотека в горната лява част на екрана, за да се отвори Лентата с инструмента на библиотеката.
- Много от командите в тази лента с инструменти са подобни на тези в лентата с инструменти за документи. Щракнете върху тях, за да ги разгледате. Повечето от тях се занимават с настройките за външния вид и разрешенията за вашата библиотека. Ще започнете да ги използвате повече, когато станете по-уверени в работата с SharePoint.
- Вашата библиотека с документи ще се появи и на предната страница на вашия екипен сайт в по-сбит формат.
- Сега щракнете върху командата Начална страница в лявото меню. Това ще ви върне на първата страница (целева страница) на колекцията на вашия екипен сайт.
- Останалите команди в лявото меню са Съдържание на сайта и Редактиране на връзки.
- Съдържание на сайта ви предоставя информация относно това какво има на вашия сайт и относно всички подсайтове в колекцията. От тук можете също да добавяте приложения към вашия сайт. Отворете Съдържание на сайта и екранът ще изглежда по следния начин:
5. Добавяне на приложения
- Щракнете върху Добавяне на приложение. Това ще ви предостави избор от няколко приложения, които може да добавите към сайта си. Те се добавят лесно просто като изберете приложението и следвате инструкциите. Защо не разгледате някои от тях? Може да изберете да добавите Календар, Галерия със снимки или Дискусионно табло към началната страница.
- Щракнете върху приложението Връзки. Ще видите екран, който ви подканва да дадете име на приложението:
- Да го наречем Уеб линкове за служители. Напишете името в полето и щракнете върху Създаване.
- Вашето ново приложение ще се появи в съдържанието на сайта:
- То ще се появи и в лявото меню. Ако щракнете върху него, можете да започнете да добавяте уеб линкове, които бихте искали да споделите с екипа си.
- Другите приложения, които добавите също ще се показват в това меню. Процедурата за добавяне на други приложения е същата.
- Опитайте се да добавите приложението Задачи и да създадете групова задача за потребителите на вашата колекция от сайтове.
6. Редактиране на страницата на вашата колекция от сайтове
- Сега се върнете на първата страница на вашата колекция от сайтове като натиснете отново Начална страница.
- Сините полета съдържат предложения за различни функции, които бихте искали да добавите, когато станете по-напреднал потребител. Поставете курсора върху всяко поле, за да видите кратко описание за всяка функция. Когато приключите с разглеждането на предложенията в сините полета, можете да ги премахнете от страницата като щракнете върху Редактиране в горната дясна част на
вашия екран. - Екранът ще изглежда по следния начин:
- Ще видите, че разделът със сините полета се нарича Начално запознаване с вашия сайт. Това се нарича Уеб част. Щракнете върху раздела Премахни това, за да премахнете тази уеб част от първата страница на вашия сайт. Ще се появи поле, което ви подканва да потвърдите това.
- Щракнете върху Запиши в горната дясна част на екрана. Сега ще се върнете на първата страница на сайта и ще видите, че сините полета са премахнати.
- Функцията Редактиране ви позволява да променяте външния вид на различните части на вашите страници на колекцията от сайтове, да местите части или да ги изтривате. Тези по-напреднали функции ще бъдат разгледани в други ръководства.
7. Предоставяне на достъп до вашата колекция от сайтове
Всичко, което остава за вас е да предоставите достъп до вашия сайт на вашите преподаватели. За да го направите, трябва да бъдете на първата страница на вашата колекция от сайтове.
- Щракнете върху Споделяне в горния десен ъгъл на екрана. Ще се зареди следния екран:
- Вече можете да напишете имената на потребителите, на които искате да предоставите достъп. Докато пишете имената им ще бъдете подканени да изберете техните потребителски имена. Можете да добавяте много имена в това поле. Добавете съобщение в полето по-долу и щракнете върху Споделяне. Потребителите ще бъдат добавени към вашия екип и ще получат имейл, което ще ги уведоми относно новия сайт. След като последват сайта, актуализациите ще се показват в техните информационни канали.
- Ако щракнете върху Показване на опции в долния ляв ъгъл на прозореца, ще ви бъде предоставен списък с различни нива на разрешения, които можете да назначите към вашите членове на екипа.
- Настройката по подразбиране е Редактиране. Това им позволява да добавят и заключват документи и да ги редактират.
- Може да поискате да предоставите на някои членове права за добавяне на ресурси, приложения и връзки, както и да променят оформлението на сайта и да създават подсайтове - например, ръководителите на отдели може да искат собствени подсайтове. Изберете Пълен контрол, преди да поканите тези потребители и да ги уведомите, че разполагат с тези разширени права да правят промени на сайта в съобщението, което сте изпратили.
- Можете също да поканите други потребители, които не са в екипа ви, да разгледат вашата колекция от сайтове. Те няма да могат да заключват или редактират документи, тъй като те са автоматично зададени на ниво на разрешение само за четене.
8. Изтриване на вашите колекции от сайтове
Ако искате да изтриете някои от вашите колекции от сайтове, отворете линка на тази колекция, която искате да изтриете и следвайте
тези инструкции:
- Отидете на иконата настройки (иконата с формата на назъбено колелце до името ви в горния десен ъгъл на екрана).
- Щракнете върху тази икона и ще се появи падащото меню с настройки.
- Изберете Настройки на сайта от това меню и на екрана ще се отвори цялата страница с настройки.
- В групата с функции Действия на сайта, щракнете върху Изтриване на този сайт. (Има много различни опции и функции на този екран - отделете малко време, за да ги разгледате)
- Следвайте инструкциите. Ще бъдете подканени да потвърдите вашата заявка за изтриване. Това е предпазна мярка, която ви позволява да проверите дали сте готови за изтриването и че изтривате правилната колекция от сайтове. След това ще ви бъде предоставена опцията да отидете към вашето табло на SharePoint.
9. Сега помислете за йерархиите
Като добавяте потребители към вашия екип и те започнат да придобиват все повече увереност за работа с SharePoint, те вероятно ще искат да създадат собствени сайтове. Като администратор на учебното заведение, вие ще трябва да вземете решение за създаване на политика относно Йерархия в сайтовете на SharePoint.
Вашата йерархия е начинът, по който са организирани вашите колекции от сайтове спрямо техните подсайтове. Разполагате с много различни опции, включително:
- Може да има основни колекции от сайтове за значителни потребителски групи като Лидерски екип, Администратори, Преподаватели и (Ученици. Подсайтовете се разклоняват от тези колекции от сайтове като различни подсайтове с отдели от Преподаватели и Класове и/или Предмети) от Ученици. Това обикновено се нарича вертикално подреждане.
- Всяка катедра или факултет може да има собствена основна колекция от сайтове, с подсайтове за преподаватели, ученици и оценки/класове. Те могат да работят заедно с други основни колекции на сайтове за служители и ученици.
- Всяка годишна група може да има собствена основна колекция от сайтове с подсайтове за преподаватели и ученици и допълнителни подсайтове за предмети и различни класове.
Каквато и йерархия на колекция от сайтове да изберете, вие трябва я планирате внимателно с работната група на Office 365 за вашето учебно заведение. В противен случай, може да се окажете с много неорганизирана структура, която на по-късен етап може да бъде много по-трудна за коригиране.
Настройване на SharePoint - допълнителни източници
» Ръководство за SharePoint за образованието
» Сценарий: Създаване на публичен уебсайт
» Сценарий: Създаване на подсайт
Copyright © 2014, Teacher.BG. Всички права запазени.