Потребителски сценарий:
Използване на раздела Хора за работа с Вашите контакти в Office 365
Николай Павлов е част от старшия лидерски екип в своето училище. Тъй като в неговата институция са започнали да използват Office 365, той го намира като отлично средство за учене и преподаване и много полезно за по-голямата ефективност на административните му задачи.
На Павлов наскоро му е разрешено да отделя известно време за организиране на професионалното развитие за неговите колеги. Той желае да работи с тях за начина, по който да използват Office 365, но осъзнава, че първо трябва да усъвършенства собствените си познания и умения. Не е отделял много време за работа с раздела Хора от главното меню на Office 365, затова решава да изследва тази функция малко по-задълбочено.
Той избира раздела Хора и изследва екрана.
- Може да види списък с места, където може да открие информацията за контакти, показвана в лявата част на екрана.
- Може да свърже своите акаунти в Социалните мрежи и да импортира всичките си контакти от тези сайтове.
- Той също така може да използва функцията Търсене в горната част на екрана, за да намери хора, които да добави към списъка с контактите си.
- При щракване върху контакт от неговия списък се извежда картичка за контакти, съдържаща цялата им информация, която той също може да редактира.
1. Информация за контакт
- Информацията се съхранява под формата на мини картички за контакт. Павлов отваря данните за контакт за един от своите колеги. Екранът изглежда по следния начин:
- Оглеждайки картичката за контакт, Павлов може да види различни опции. Задържайки курсора си върху иконите, той разкрива информация за техните функции.
- Може да изпраща имейл (и моментални съобщения) и да насрочва срещи директно от своите картички за контакти.
2. Създаване на нова картичка за контакт
- Павлов щраква върху иконата +създаване. Тогава му се предлага възможността да създаде нов контакт или група.
Той избира Създаване на контакт. - Сега от него се изисква да попълни формуляр с информация за новия контакт. Екранът му изглежда по следния начин:
- Павлов попълва полетата. Той може да избере иконата +, за да види повече опции за този тип информация. Например, ако лицето, което той добавя към контактите си, има много телефонни номера, той може да избере иконата + до Телефон, за да добавя телефонни номера.
- След това натиска Запиши и новият му контакт е създаден. Може да намери тази информация отново от своя списък с контакти в Хора или в Outlook, когато изпраща имейл.
3. Създаване на групи от контакти
Ако желае да създаде групи от контакти, процедурата е много сходна. Това ще бъде персонална група, а не група за споделено разпространение, създадена в Office 365 Exchange, която всеки може да използва.
- Павлов натиска иконата + създаване и след това опцията Създаване на група.
- Попълва данните, дава име на групата си и добавя индивидуалните контакти.
- Office 365 му предлага подкани, когато той започне да въвежда имената на членовете на групата си.
- Натиска Запиши, когато приключи, и Office 365 му създава неговата лична група за контакти.
Когато Павлов чете имейл, ако щракне върху името на изпращача, на екрана се появява картичка за контакт.
Изглежда по следния начин:
- Забелязва възможност да добави изпращача към своите контакти горе вдясно на тази картичка за контакти.
- Щраква върху нея и се отваря нов прозорец, където той може да добавя всякаква допълнителна информация. Екранът изглежда по следния начин:
- Той натиска Запиши и изпращачът и неговите данни сега са запаметени в контактите му.
4. Усъвършенстване и подобряване на комуникацията
- В Outlook Павлов може да види индикатори за наличието на Lync до всеки имейл адрес.
- Може веднага да види кои колеги са онлайн и на разположение.
- Задържането на курсора върху името му показва различните методи, които може да използва, за да се свърже с въпросната личност.
- Ако те са онлайн, той може да започне разговор с тях, използвайки IM или дори импровизирана среща чрез Lync.
Имейл, контакти и календар - допълнителни източници
» Имейл, календари и контакти
» Сценарий: Свързване на други профили към имейл
» Сценарий: Хора и контакти
» Сценарий: Създаване и използване на групите за разпространение
» Сценарий: Комуникация с персонала и събиране на информация
» Сценарий: Професионално развитие на персонала
» Сценарий: Използване и споделяне на календарите